どんな職種であっても職場に「書類」って
必ずといっていいほどありますよね。
社内文書や社外文書、重要書類や
単にメモ書きのような書類など、
その内容や種類は様々です。
そんな書類の整理って大変ですよね。
これからもまだ必要なのか、
それとももう処分してもいいものなのか、
その判断一つとってもじっくり考えてみないと
分からないこともあります。
職場の中で「自分のデスクの周りだけ
書類がいっぱい」なんてことは
ないでしょうか。
そんな方の悩みでよくあるのが
「どれを捨てればいいか分からない」
ということです。
また、「いつか使うかもしれない」
という言葉も片付けができない人の
共通ワードです。
これは母親の影響を受けている場合があります。
母親世代がよく「いつか使うかもしれないから
置いておきなさい」と言います。
その言いつけを守り成長してきた子供たちは
使わないもの・必要ないものも大切に保管し、
結果としてモノがあふれてしまいます。
このように片付けできない人の中には
親の影響が大きく関係していることもあります。
それではそういった人は
今後ずっと片付けができないのでしょうか。
もちろんそんなことはありません。
職場では片付けも立派な仕事の一つです。
モノを探す時間が増えれば
仕事のパフォーマンスも低下します。
書類をしっかり整理整頓し、
職場のみんなを驚かせてみましょう。
書類の整理ナニから始めれば？無印のコレを買え？究極整理術！
すでに書類があふれていしまっている場合、
いきなり整理整頓をするのは難しいです。
なぜなら職場のデスクには収納スペースにも
限りがあります。
そのキャパシティを超えてしまう分は
どうしてもあふれてしまい、
汚い印象を与えてしまいます。
そのためまず書類の数を減らす
必要があります。
要らない書類はどんどん処分して
しまいましょう。
1年以上前の書類を大切に
持っている方もいますが、
今後使う可能性のないものは処分しても
困ることはないでしょう。
思い切って捨てることも時には重要です。
書類の処分ができて、
ある一定の数まで減ったら、
次は書類の整理をしましょう。
そんな時におすすめなのが無印良品の
『書類整理トレー』です。
書類を種類別に分けて収納することができます。
A4プリントが入る大きさなので、
サイズもばっちりです。
種類別のテプラを貼っておけば、
今後新しい書類が増えた時も、
わかりやすく整理することが
できるのでおすすめです。
書類をクリアファイルに入れて
管理することも多いと思います。
そんなクリアファイルをまとめて
収納できるのが無印良品の
『ファイルボックス』です。
こちらも種類ごとに収納することで、
書類を分かりやすく管理できます。
またファイルボックスごと取り出すことで、
その種類の書類をすべて見ることも出来るので、
「あれ？あの書類どこにいった」
ということが少なくなります。
ファイルボックスのサイズも
何パターンか用意されているため、
書類の量によって使い分ければ
より分かりやすく整理できるます。
書類の整理究極のファイル化！？プロがやると机に何もなくなる！？
「書類を捨てようとしたけど、
捨てられるものが少なくて結局机がいっぱい」
という人もいるのではないでしょうか。
そういった、書類が捨てられない人に
おすすめの方法があります。
それは書類を「スキャン」し、
データとしてパソコンで管理する方法です。
この方法を使えば、
大量の書類をパソコンで一括管理でき、
デスク回りもきれいに保つことができます。
また、スキャンしたデータを
クラウドに保存すれば、
外出中であってもスマホなどを使って
簡単に閲覧できます。
またスキャンしたデータを
PDFファイルに変換することで、
キーワード検索で書類を探すことが
できるようになるので非常に便利です。
なお、スキャンが終わった書類は
必ず処分するようにしましょう。
スキャンをした上で書類も持っていると、
結局書類の数が増えていっぱいに
なってしまうので、
「スキャンして捨てる書類」と
「書類として保管しなければならない書類」を
しっかりと分類し、整理するようにしましょう。
スキャンする時は専用のスキャナが
必要となりますので、自分にあった
スキャナを選んで使うようにしましょう。
まとめ
書類の整理方法をご紹介しました。
仕事はできてもデスク回りが汚いと、
どうしても印象が悪くなってしまいます。
そんなことで評価が下がってしまうのは
もったいないですよね。
「必要な書類」と「不要な書類」を
しっかりと見極めて、
不要な書類はすぐ処分するように
心がけましょう。
無印良品のグッズを使うことで
書類を分かりやすく管理することができます。
書類の管理がしやすくなれば、
探す時間も減り、仕事のパフォーマンスも
上昇します。
さらに、ハードルは高いですが、
書類をデータで管理できるようになれば、
よりスマートに仕事をすることが
できるようになります。
書類をしっかり整理整頓し、
スピーディに仕事をこなしていきましょう。
